Три из четырех российских компаний рискуют потерять юридическую силу кадровых документов из-за неверного хранения

Привет! Мы команда LDM (входит в ИТ-холдинг LANSOFT ) совместно с Ассоциацией РОСЭУ и «КриптоПро» провели исследование, касающееся практики долгосрочного хранения электронных кадровых документов. Представляем результаты исследования.  Оказывается, 75% российских компаний хранят документы без соблюдения требований законодательства, генерируя сами себе долгосрочные юридические риски и потенциальные экономические издержки. 

Кого мы опросили? 

Исследование основано на данных опроса более 500 специалистов и 40 глубинных интервью с представителями бизнесов численностью от 100 до 60 000 сотрудников. Это организации из промышленности, энергетики, ритейла, строительства, медицины, ИТ и образования.

Вопрос №1. Как вы храните кадровые документы?

Результат: Большинство компаний используют сервисы кадрового электронного документооборота (КЭДО). Но, как показали интервью, возникла другая проблема. Быстрое развитие и расширение функциональности КЭДО в последние годы привели к тому, что бизнес начал воспринимать их внедрение как автоматическое решение всех вопросов архивного хранения. На самом деле, электронный документооборот изначально ориентирован только на оперативный контур работы и не включает в себя обязательные архивные процедуры. Это приводит к невыполнению законодательных требований на всем сроке хранения. То есть КЭДО не обеспечивает ни процессуального порядка, ни долговременной проверки подписи, ни соответствующих метаданных. Через несколько лет бизнес столкнется с большим объемом документов, которые придется легитимизировать задним числом.

Вопрос №2. Знаете ли вы о проблеме долгосрочного хранения кадровых документов в КЭДО? 

Результат: 45% компаний не знают о рисках долгосрочного хранения и не планируют решать этот